Saturday, June 25th, 2022

Como fazer o controle de inadimplência em um negócio?

Se um único cliente inadimplente já impacta a previsão de receita de uma empresa, imagine ter vários clientes em atraso. Por isso, é importante manter um controle de inadimplência e, mais importante, evitar chegar a esse ponto.

De acordo com o Indicador de Inadimplência da Serasa Experian, 6 milhões de empresas brasileiras entre micro, pequenas, médio e grande porte estão inadimplentes com suas contas a pagar. 

O setor de Serviços é o que concentra a maior porcentagem de empresas no vermelho com índice de 51,1%. Em seguida, estão o Comércio (40,3%) e a Indústria (8,1%).

Está passando por esse problema ou quer se antecipar para evitar que a inadimplência seja recorrente na sua empresa?

Neste artigo, reunimos dicas valiosas de como fazer um controle de inadimplência eficiente na sua empresa e manter os recebimentos no azul. Continue lendo e confira!

O que é cliente inadimplente?

Antes das dicas, vamos explicar o que caracteriza um cliente em situação de inadimplência.

Um cliente inadimplente é aquele que não cumpriu com o prazo para pagamento negociado na contratação de um serviço ou na compra de um produto.

Muitas vezes, um pedido é dividido em vários pagamentos ou é feito um desconto para um pagamento alto à vista. Quando esse valor não entra no fluxo de caixa, a previsão de receita do mês fica comprometida.

Porém, é importante destacar que um cliente pode estar inadimplente por algum motivo plausível como um problema na conta bancária ou por ter esquecido do boleto.

Então, cheque o motivo, especialmente se o cliente tem um bom histórico de pagamento com a empresa.

Caso, essa postura já tenha acontecido mais de uma vez, é preciso ficar atento para evitar novas vendas, uma vez que o cliente já tem valores pendentes.

Por isso, toda empresa precisa ter um bom controle de inadimplência para diferenciar clientes que estão daqueles que são inadimplentes e criar uma estratégia para lidar com cada tipo. 

Quer poupar tempo e trabalho na hora de criar uma planilha de inadimplência para sua empresa? Baixe o template gratuito da ‘Planilha de Controle e Gestão de Inadimplência’ da NFe.io.

7 dicas para fazer um controle de inadimplência

Agora que você tem uma planilha de controle de inadimplência grátis à disposição, reunimos algumas dicas valiosas que vão evitar que esse problema aconteça e também lidar com os clientes no vermelho depois que uma dívida é registrada. Confira!

Dicas para ANTES do vencimento

As ações preventivas são essenciais para o controle da inadimplência. Afinal, se for possível evitar o não pagamento, é muito melhor. Aprenda para alcançar esse objetivo:

1. Pesquise nos serviços de análise de crédito

A primeira dica de controle de inadimplência é pesquisar sobre os clientes nos serviços de análise de crédito como Serasa e Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

Por meio desses canais, é possível checar se um potencial cliente possui pagamentos em aberto, protestos em seu nome, restrição de crédito, entre outros problemas financeiros.

Dessa forma, é possível saber se a empresa ou pessoa física tem saúde financeira ou não e avaliar os riscos de fechar negócio com ela. 

Outra opção para consultas de pessoa jurídica é pela ferramenta ‘Consulta CNPJ’ da NFe.io que informa os status da empresa, das certidões, quem são os sócios, entre outras informações públicas. 

2. Organize ações de pós-venda

Outra forma de manter o controle de inadimplência e ainda fortalecer o processo de venda é organizar ações de pós-venda para que o contato com o cliente não se perca.

Uma ação simples é incluir uma pesquisa de satisfação com o atendimento/empresa próximo a data da primeira parcela ou do pagamento. A pesquisa pode incluir perguntas como:

  • se o atendimento recebido foi satisfatório;
  • se o produto/serviço atendeu as expectativas;
  • se o cliente gostaria de deixar sugestões de melhoria;
  • se as condições de pagamento oferecidas foram adequadas;
  • se ainda existe alguma dúvida sobre a venda.

Dessa forma, a pesquisa chega no momento apropriado e, de forma sutil, é feito um lembrete do pagamento.

3. Cobrança pré-vencimento

Outro procedimento de controle de inadimplência é definir como será feito o processo de cobrança pré-vencimento. Existem duas possibilidades: fazer ligações ou usar uma ferramenta para automatizar os lembretes de pagamento.

Caso sua empresa não tenha muitos clientes, é possível incluir uma ligação direta para lembrar do vencimento depois da pesquisa de pós-venda.

Além de lembrar o cliente, o objetivo é verificar se ele recebeu as instruções corretas para a forma de pagamento escolhida, se existe algum problema que possa interferir na efetivação, etc. A equipe precisa ser bem treinada para que seja uma cobrança tranquila e profissional.

Já se o volume de clientes for grande, utilizar um meio de pagamento online ajuda a automatizar o envio de boletos, por exemplo, ou permitir pagamento via cartão de crédito. Dessa forma, o próprio sistema lembra a data dias antes e novamente no dia do vencimento.

4. Automatize a emissão de notas fiscais

Para conseguir fazer um bom controle de inadimplência e cobrar, caso o pagamento não seja quitado, é importante emitir notas fiscais de todas as vendas.

Esse processo pode ser automatizado com um software de emissão de nota fiscal, que ajuda a processar as NFe’s mais rápido e enviá-las para os clientes junto com o boleto ou outra instrução de pagamento. 

Esse registro formal também facilita a inclusão de clientes inadimplentes nos serviços de proteção aos crédito.

5. Priorize pagamentos à vista

Outra medida de controle de inadimplência é priorizar os pagamentos à vista. Talvez essa opção não seja a mais escolhida pelos clientes, mas vale a pena estudar descontos e outros benefícios que sejam atrativos para estimular a escolha dessa forma de pagamento.

Oferecer a opção de pagar no cartão de crédito a vista, Pix ou dar um prazo maior para boleto único também pode funcionar.

Dicas para DEPOIS do vencimento

Além dos procedimentos pré-venda, também é importante que a equipe tenha procedimentos bem definidos para cobrar os inadimplentes. Veja o que fazer nesse caso:

6. Defina uma política de cobrança

A equipe precisa saber como proceder, então, é preciso definir uma política de cobrança. Alguns pontos importantes são:

  • a abordagem utilizada e por quais canais o cliente será contatado;
  • os juros e multas aplicados;
  • como será a proposta padrão para negociação;
  • quem dará apoio jurídico a empresa nas cobranças mais graves;
  • prazos para cada etapa.

7. Implemente etapas de cobrança

Para facilitar a resolução do problema, é importante oferecer prazos razoáveis entre as cobranças e, para isso, estabeleça etapas de cobrança.

Recomenda-se que sejam feitos dois contatos para comunicar a cobrança. Depois, caso o pagamento não aconteça, encaminhar o nome da empresa para o serviço de proteção ao crédito e enviar uma comunicação extrajudicial. A última etapa é levar o cliente a protesto e tentar o pagamento com a ajuda do tribunal de pequenas causas.  

Com as etapas definidas, a equipe pode se dividir para criar subgrupos responsáveis por gerenciar cada etapa.

Gostou das dicas para melhorar o processo de controle de inadimplência? Com uma boa organização sua empresa pode evitar problemas de pagamento e manter a saúde financeira. Bom trabalho!
Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão e consulta de nota fiscal.